Ancora riunioni… ma perchè?

Perchè continuare a parlare di riunioni? Presto detto. Perchè le considero la basedell’organizzazione dello studio e della gestione del personale, della cui organizzazione è responsabile.

Possiamo frequentare un corso per migliorare la comunicazione dello studio o mandarci il personale, ma alla fine cosa faremo delle nozioni che avremo appreso. Ne parleremo tra un paziente e l’altro? Il personale ci consiglierà alcuni cambiamenti che noi, dopo un pò, metteremo da parte perché non ne comprendiamo appieno l’utilità; tutte queste informazioni rimarranno in un quaderno chiuso in un cassetto; oppure il personale userà i suggerimenti per cambiare per qualche mese, ma poi tutto tornerà come prima. .

In questo caso le informazioni servono non solo per condividere e discutere i nuovi suggerimenti, ma anche per provarli praticamente attraverso dei role playing.

Solo così potremo trasformare quanto arreso in realtà…altrimenti le informazioni del corso rimarrebbero un mero bagaglio culturale teorico, senza alcuna utilità pratica.

Altri aspetti importanti che vengono valutati nelle riunioni sono : la valutazione della produttività dell’agenda, la condivisioni di informazioni comuni, la creazione di idee per il miglioramento dello studio, la valutazione dell’andamento degli obiettivi, la celebrazioni di risultati per motivare il personale ecc.

Da circa 30 anni eseguo riunioni fin da quando avevo due assistenti + mia moglie, all’interno dello studio. Quella volta le organizzavo di sabato…ma erano altri periodi.

Ad oggi le tengo sempre ogni settimana (salvo alcune eccezioni) di lunedi.

La durata è di 2 ore e partecipano tutte le assistenti e segretarie. Igienisti o collaboratori vengono chiamati solo se l’argomento necessariamente lo richiede.

Abbiamo un ordine del giorno che determina l’agenda della riunione con gli argomenti e la durata.

Diamo a tre componenti del personale tre particolari ruoli.

un responsabile del tempo che ricorda quanto tempo manca per quel determinato argomento, in maniera da non sforare e quindi rimanere concentrati sullo stesso;

il responsabile del focus che ricorda a tutti il  tema che stiamo discutendo evitando che si vada fuori argomento.

Con queste due figure saremo sicuri di rimanere concentrati su quanto stiamo discutendo, evitando perdite di tempo.

C’e poi il responsabile del verbale che sintetizza quanto parlato e detto durante la riunione. Questo è utile per mantenere un diario dei risultati e anche per aspetti burocratici quali la formazione sulla sicurezza sul lavoro o eventuali fondi per la formazione.

Con l’esperienza di questi 30 anni posso dire cosa fa funzionare o cosa NON fa funzionare le riunioni in ambito odontoiatrico:

• Puntualità: non rispettare la puntualità della riunione la rende poco importante agli occhi del personale e dimostra uno scarso rispetto per chi si è dato da fare per organizzarle. Questo demotiva il dottore, spesso a tal punto da evitare di farle. 
• Ordine del giorno: arrivare ad una riunione dicendo ”di cosa parliamo oggi” è senz’altro molto pericoloso. Ognuno si sente in diritto di parlare delle proprie problematiche personali indipendentemente dal fatto che servano allo studio. Questo può trasformarsi in veri e propri conflitti. Tali  esperienze, insieme alla mancanza di puntualità, fanno si che il dottore eviti di riorganizzare tali incontri
• Tempi degli argomenti: fissare una lista di 10 -20 argomenti di cui parlare senza determinare un tempo per ognuno, sarebbe come fissare in agenda 10-20 appuntamenti senza calcolarne la durata. Si rischia di portare a temine i primi 5, 7 al massimo scontentando gli altri. Meglio fissare la durata di ognuno in modo da capire che più di 3-4 argomenti non non potranno essere trattati. A tale scopo è bene tenere, durante le riunioni, anche un cronometro per controllare tale durata
• Ruoli: fissare dei ruoli durante la riunione (responsabile tempo, focus e verbale) migliora la partecipazione dei presenti e permette una maggior concentrazione su ogni argomento
• Obiettivi giusti :  fissare tanti obiettivi significa trovarsi con pochi risultati e di conseguenza si rischia di provare un senso di frustrazione, per il fatto che percepiamo che i nostri desideri di miglioramento, non verranno mai realizzati. In realtà è molto più utile porsi pochi obiettivi (1-2) e realizzarne uno alla volta. Anche se ci sembrerà di procedere a rilento, in realtà, a fine anno avremo realizzato molto di più di quanto ci saremmo aspettati
• Grafici e ausili: utilizzare sistemi tipo Gannt, Bowling Chart o altri schemi che aiutino a valutare il procedere delgi obiettivi, ci permette, durante le riunioni, di evidenziare praticamente l’andamento del nostro lavoro extra-clinico, riguardo al miglioramento dello studio
• Materiale quaderni: Ogni componente dello studio dovrà dotarsi di un quaderno ad anelli dedicato alla riunione. Partecipare alla riunione con pochi fogli sparsi o addirittura senza nulla (“tanto tengo tutto a mente…”) non aiuta nello sviluppo del lavoro e soprattutto non permette di valutare cosa abbiamo discusso nelle riunioni passate.
• Tutti presenti: realizzare delle riunioni senza tutti i partecipanti presenti non è produttivo in quanto gli assenti faranno fatica a mettersi in pari o a  comprenderanno cosa abbiamo deciso. Si possono organizzare delle riunioni parziali nel senso che partecipano solo segretarie o solo assistenti, tuttavia è bene che ognuno sia sempre presente in uno dei gruppi dedicati al miglioramento sello studio

Per la durata e l’organizzazione consiglio di effettuarli periodicamente sempre nella stessa giornata e orario.

Si possono tenere di un’ora o due ore a seconda degli argomenti che si voglia sviluppare.

Personalmente ogni lunedì sottraiamo un’ora all’agenda e una alla pausa, che facciamo tutti insieme continuando la riunione. Fornisco quindi alle ragazze il buono pasto, come da contratto, per ringraziarle di aver dedicato il proprio tempo ad un incontro che permetterà di migliorare la qualità di vita lavoro a tutti i componenti dello studio

Le riunioni  rappresentano uno strumento molto importante che diventa sempre più necessario, malgrado che la nostra organizzazione cresce.

Da qui nascono tutte le decisioni,  gli standard, i comportamenti che poi applicheremo nella norma routine lavorativa.

Non attuarle potrà farci risparmiare qualche ora, ma ci farà perdere un sacco  di miglioramenti che potrebbero essere attuati. Inoltre le riunioni ci fanno ottenere una cosa molto importante: ci risparmiano moltissimi mal di testa spesso dovuti ad una mancanza di comunicazione. 

La serenità, la motivazione, il senso di squadra, l’efficienza derivati dalle riunioni sono infatti aspetti impagabili, valutabili molto di più del tempo impiegato.

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Dr.Tiziano Caprara