DENTAL PREPPER

“Lo stress test”

Chi sono i “Prepper”? Sono quelle persone che cercano di essere pronte ad ogni evenienza, come i disastri naturali o quelli socio-economici… Si preparano (da qui il nome “prepper”)  con sistemi di autosufficienza energetica, alimentare, di rifugio (bug-out location) ecc. Malgrado ciò, sperano sempre di non dover mai far ricorso a tali risorse. Tale preparazione ha un duplice obiettivo: 

• Occupano il tempo in maniera  stimolante (almeno per loro) 
• Riducono l’ansia grazie a una “sensazione di controllo”

Che c’entra il Prepper con il Dentista? 

In realtà, se pensiamo alla nostra attività clinica, anche noi siamo dei “prepper”. Infatti nella formulazione del nostro piano di trattamento cerchiamo di prevenire ogni possibile imprevisto e per questo eseguiamo tutta una serie di esami preliminare (anamnesi, radiografie, modelli, sondaggi ecc) in maniera da avere la situazione sotto controllo, per quanto possibile. 

Quando però si passa dal “particolare” della bocca al “generale” della gestione economica le cose cambiano e le variabili si moltiplicano enormemente. 

Anche in questo caso però potremo valutare tutte le possibili conseguenze, come ad esempio un periodo di crisi, in maniera da organizzarci adeguatamente.

Se andiamo ad analizzare le previsioni per l’Italia per il 2023 da parte delle varie istituzioni internazionali come FMI, Bankitalia, ISTAT, EU, OCSE notiamo che convergono tutte verso una crescita molto bassa, se non negativa (0,5%, -0,5%). Il 2023 quindi potrebbe non essere un anno favorevole.

Permanendo le problematiche attuali (crisi energetica, inflazione, riduzione delle risorse) potrebbe essere utile ipotizzare quello che viene definito “stress test” cioè una situazione particolarmente difficile che lo studio si troverebbe ad affrontare. Valutando tali ipotetiche conseguenze, potremo progettare un eventuale piano B di risposta, per essere pronti a tale evenienza.

Possiamo ad esempio immaginare, come fanno i prepper, una ipotetica realtà in cui il lavoro diminuisce del 10% o del 20% e pensare alle soluzioni da adottare per affrontare una simile situazione.  In questo modo saremo già pronti quando eventualmente sarà il momento e soprattutto non verremo presi dall’ansia del: “oddio adesso cosa faccio…”

 Ogni crisi appare sempre peggiore delle precedenti; tuttavia, confrontando i dati del passato (2005-2008-2013, 2020…), si può notare, che la realtà economica è ciclica e quindi si tratta di attrezzarsi  per un periodo limitato, per poi essere pronti ad un eventuale rimbalzo.

A tale fine ho posto a tutti voi (gruppo Dental Kaizen) una domanda sulle possibili azioni da intraprendere nel caso in cui l’incasso subisca una riduzione, ad esempio, del 10%. 

In una realtà con il 75% delle spese questo significa matematicamente una riduzione del 40% del nostro stipendio. Bisogna però considerare che anche alcune spese si riducono con il diminuire del lavoro (tecnico, materiale), e quindi in realtà la perdita di reddito può essere “solo” del 35%. 

Cosa fare quindi per evitare di trovarci con lo stipendio ridotto di più di un terzo? Vediamo quali sono state le risposte che il gruppo ha fornito.

Premetto che questo non può essere considerato un “vero sondaggio”, in quanto non sono stati seguiti i parametri ISTAT.  Rappresenta quindi una chiacchierata tra “colleghi competenti”, come sono gli iscritti a questo gruppo Dental Kaizen. Peno però, come ipotizzava già Nicolas Caritat nel suo “teorema della giuria”, che il pensiero di molti competenti vale di più di quello di pochi non esperti. 

Senz’altro questo risultato ha molto più valore  di certe ricerche spacciate per sondaggi che troviamo tra i lettori di alcune riviste online o di quello di pseudo agenzie…

Riduzione degli sprechi (29%): Quasi il 30% del gruppo Dental Kaizen propone la riduzione gli sprechi. Chi ha risposto così significa che attualmente è consapevole degli sprechi presenti nel suo studio. Certamente quando si riducono gli incassi si sta attenti anche ai centesimi, tuttavia penso che la riduzione degli spechi debba essere un “sempreverde” cioè qualcosa che dobbiamo fare sempre indipendentemente dalla presenza di una crisi. 

Inoltre sappiamo quanto valgono questi sprechi? Quelli più importanti sono solitamente gli sconti, le cure gratuite, il recupero crediti , i rifacimenti. Se non abbiamo mai messo mano a tali aspetti certamente potremmo trovare anche un ritorno del 10% sufficiente a coprire la perdita. Se invece abbiamo già provveduto a risanare tale area (come ha fatto chi ha partecipato ai miei corsi…) il ritorno sarà molto più basso (1-3%)

Conclusioni: in questo caso ben venga la crisi se ci stimola a rivalutare tutte le zone di spreco dello studio.

Concentrare il lavoro in poche giornate per ridurre le spese (20%): in questo caso si cerca di ridurre le spese chiudendo lo studio quando non c’è lavoro. Si possono così risparmiare le utenze, oggi senz’altro più costose, ma il risparmio non è così importante da coprire la perdita. In certe situazioni potremmo anche ridurre il costo del personale, attivando la cassa integrazione (non sempre possibile), recuperando così parte della perdita.

Se adottiamo questa soluzione (chiusura studio per alcuni giorni) bisogna però stare attenti alle conseguenze sui pazienti. Se infatti dovessero trovare lo studio chiuso per più giornate, potrebbero pensare che non siamo più attivi e quindi rischieremmo una ulteriore perdita di pazienti, da aggiungere a quella già causata dalla crisi…  

Conclusioni: Questo comportamento non sempre è possibile o in ogni caso difficilmente può portare dei ritorni importanti. 

Blocco gli investimenti (19%): in questo caso lavoriamo sulle uscite future e quindi non sempre si può calcolare l’effettivo risparmio. Tuttavia in periodo di contrazione è sempre meglio stare attenti alle spese, soprattutto quelle importanti.

Conclusioni: Indebitarsi in un periodo di riduzione della liquidità non è certo un buon affare….

Aumento il tariffario (10%): effettivamente questa è la mossa che più di ogni altra ci permette un automatico aumento delle entrate. Bisogna ricordare che aumentare il tariffario in un periodo di crisi può spaventare qualche paziente e quindi rischiamo ulteriori abbandoni; tuttavia questi non sono sempre pari all’aumento. Una variazione minima del 5% del tariffario (in una realtà con il 75% di spesa) si trasforma in aumento del nostro reddito del 20%. 

Conclusioni: forse la crisi può permettere di cambiare il nostro pensiero su questa particolare leva.

Ottimizzo i tempi (9%): alcuni vogliono ottimizzare i tempi operativi… tuttavia che cosa si intende con questo termine? 

Ridurre i mancati appuntamenti? allora prima si lasciava che i pazienti ci bidonassero.. 

Ridurre i tempi operativi? il tempo per la qualità però è incomprimibile e quindi o stiamo lavorando con molti tempi morti oppure sarà difficile ottenere dei risultati a riguardo.

Aumentare gli appuntamenti lunghi? dobbiamo però avere pazienti che pagano in anticipo o danno acconti importanti.

Conclusioni: ottimizzare i tempi non è sempre facile a meno di non avere lavorato in maniera lenta e disorganizzata fino ad oggi.

Riduco ore collaboratori non specialisti (5%): questo praticamente significa che ci rimettiamo a fare conservativa ed endodonzia. Penso che questa scelta potrebbe diventare quasi obbligata nel caso di una tale diminuzione, quindi non c’è molto da pensare…

Conclusioni: i collaboratori non specialisti purtroppo sono i primi rami che vengo tagliati in periodo di crisi prolungata…. del resto è uno degli svantaggi di lavorare in studi non propri.

Altre indicazioni che hanno ottenuto una valutazione più bassa (2%)

Cassa integrazione dei dipendenti: che riguarda un punto già trattato

Mi metto a fare anche l’igiene  igiene: simile al punto dei collaboratori, ma più estremo

Pagodil e similari: facilitare i pagamenti rateali, ma ormai quasi tutti lo fanno

Mi focalizzo sul marketing: va bene, soprattutto se non lo si è mai fatto, tuttavia in periodo di crisi andrebbe spinto con offerte “estreme”.

In definitiva in un eventuale periodo di crisi le indicazioni da seguire sono  quelle del Kakeibo, ovvero quelle del buon senso economico, che servono a sviluppare ogni attività (ne riparleremo anche al corso Mastermind 23): aumentare la produzione, ridurre le spese, incassare tutto.

1. Aumentare la produzione

• Gestione produzione agenda: sempre, ma soprattutto in periodo difficili va controllata periodicamente l’agenda con l’Analisi Preventiva di Produzione, per valutare se ogni giornata è stata organizzata in maniera da coprire le spese
• Gestione attenta dei richiami/controlli:  sempre, non solo durante una crisi, non possiamo permetterci di perdere pazienti. Li chiamano “dormienti”, in realtà questi non dormono, ma non vengono a causa di una nostra disorganizzazione; infatti io li chiamo PPNN: Pazienti Persi per Nostra Negligenza. Questo soprattutto in un momento di crisi non è sopportabile. Ogni settimana quindi bisogna controllare che tutti pazienti abbiano un appuntamento di richiamo con igienista e di controllo (se vengono eseguiti) con il dottore. Mantenere i propri pazienti evitando di perderli per la strada e gestendo un corretto piano di controlli e richiami permette di mantenere una produzione costante che può aiutarci a sopportare periodi spiacevoli
• Aumento del tariffario: questa modifica anche se spiacevole è necessaria in certi periodi per compensare una seria perdita economica.

2. Ridurre le spese/sprechi

• Evitare esposizioni a lungo termine: personalmente sto molto attento a impegnare il futuro, soprattuto in questo periodo. E’ consigliabile quindi cercare ove possibile investimenti che non ci espongano per periodi troppo lunghi o con importi troppo elevati
• Ridurre sprechi: questo è un aspetto che non tutti i colleghi seguono, ma che diventa necessario quando le entrate si assottigliano. Eseguire una analisi mensile su sconti, gratis, rifacimenti, insolventi è fondamentale per evitare perdite economiche “occulte”
• Valutazione collaboratori non specialisti: i collaboratori non specialisti (che eseguono cose che possiamo anche svolgere da soli) servono per gestire produzioni che vanno oltre alle nostre possibilità temporali. In caso di diminuzione del lavoro però sono i primi ad essere messi “in attesa” in quanto non è saggio privarci del lavoro per far  lavorare gli altri o per paura di fare “brutte figure”. 

3.Incassare tutto

• Recupero crediti: anche questo è un aspetto che va sempre controllato e che per fortuna ormai la maggior parte dei colleghi segue. Avere un importante controllo del credito è fondamentale per non essere esposti in un periodo in cui la liquidità diventa importante 
• Pagamenti rateali: i sistemi di pagamento rateale sono utili soprattutto per momenti in cui le persone non hanno molta disponibilità immediata

Probabilmente il prossimo anno sarà difficile, ma non terribile, tuttavia lo stress test ci aiuta a scoprire  quali sono le aree di debolezza della nostra attività in modo da poterle ridurre; inoltre ci fa comprendere quali possono essere gli “spazi di manovra” per mettere in atto in tempi brevi azioni di riduzione di possibili perdite dovute alla crisi. In una realtà come la nostra in cui i costi raggiungono percentuali molto alte (media 75%) la tempestività è importante. Aspettare 6 mesi per scoprire che le cose vanno male e sperare che migliorino, potrebbe non essere la scelta più adatta