Il Mito degli Appuntamenti “Produttivi” vs “Non Produttivi”

Tempo fa ascoltai un aziendalista che parlava di dividere gli appuntamenti tra produttivi e non produttivi. Consigliava di dedicare più tempo agli appuntamenti “produttivi”, come la chirurgia e di eliminare quelli “meno produttivi o gratuiti”, come controlli e otturazioni singole. 

Un consiglio rivoluzionario: eliminare gli sprechi e concentrarsi sulle attività ad alta resa… strano che noi dentisti non ci avessimo mai pensato…

“Si dice che Newton non sarebbe arrivato a teorizzare la legge di gravitazione universale se non gliela avesse suggerita un aziendalista….“

Lasciando perdere questi soggetti affetti dalla sindrome “Dunning- Kruger*”,  fermiamoci a riflettere se questo sia davvero il modo migliore per gestire il nostro studio dentistico

Analisi Critica della Produttività Reale

Anziché applicare formule generiche prese superficialmente dal mondo aziendale, analizziamo insieme cosa definisce realmente una prestazione “ad alta produzione”:

• Capacità tecnica specialistica (non tutti fanno chirurgia)
• Durata intervento (non sempre determinante )
• Bassa frequenza di ripetizione per il paziente (un impianto non lo rifacciamo ogni anno)
• Prezzo elevato

E di conseguenza, cosa caratterizza quelle a “bassa produttività”?

• Competenze tecniche standard (otturazioni, sigillature)
• Breve durata (controlli, otturazioni singole)
• Alta frequenza (controlli periodici, igiene )
• Prezzo nella norma o gratuito

Analizziamo il vero elemento determinante

Quindi a questo punto dovremo fare solo chirurgia? Tuttavia se, per assurdo, chiedessimo 500 € per un controllo, questo diventerebbero di colpo ad alta produzione…. Quindi è evidente che il fattore determinante è il prezzo, non la natura della professione.

C’è però un aspetto etico fondamentale: non siamo noi a decidere quando un paziente necessita di una prestazione complessa. Non possiamo estrarre denti sani solo per fare degli  impianti (purtroppo qualcuno lo fa e anche lo insegna, ma questa è un’altra storia….) La nostra è una attività medica non un business commerciale. 

Per ciò che riguarda il prezzo o tariffa invece il discorso è diverso. Siamo noi che decidiamo.

Quanto vale una prestazione

Il prezzo sappiamo è diretta conseguenza della durata e quindi del costo orario dello studio calcolato in base alle spese dello studio, compreso lo stipendio del dentista (a questo valore, per alcune prestazione ad alto costo, andranno aggiunte anche le spese dirette…ma di questo abbiamo già parlato in un altro articolo: “Il costo orario, ovvero alla ricerca del sacro Graal”)

Il tariffario però non è esattamente un mero calcolo matematico, ma tiene conto di altri fattori “ambientali”. Esempio: se il costo orario è di 200 € significa che una visita di un’ora dovrebbe costare 200 €. Eppure quanti di noi fanno pagare la visita il valore del costo orario? Molti la eseguono gratuitamente e altri la fanno pagare un prezzo forfettario molto lontano dall’effettivo costo orario. 

Seguendo la logica del nostro aziendalista dovremmo eliminare le prime visite perché “improduttive”. Genio..

La verità nascosta

Esaminando attentamente il calcolo orario, scopriamo che alcune prestazioni superano il costo orario, mentre altre sono al di sotto. 

Se andiamo a calcolare annualmente quante prestazioni superano il costo orario e quante prestazioni sono inferiori a tale valore, e valutiamo  (tramite un corretto calcolo) le somme di tali squilibri, notiamo che solitamente si dovrebbero compensare. 

Quindi non esistono  prestazioni ad alta produzione e bassa produzione,  ma solo un insieme di prestazione che si compensano a vicenda e che sono TUTTE essenziali alla realizzazione delle terapie stesse… aspetti a cui gli aziendalisti non ci arrivano.

Come ottimizzare davvero la produttività

Se poi vogliamo compensare meglio tali aspetti possiamo intervenire in altro modo, lavorando su tempi e sprechi Chi ha esperienza sul campo infatti, sa che esistono approcci più sofisticati per migliorare la redditività, rispetto all’ eliminazione delle prestazioni.

Lavorare su tempi : Se il costo orario è di 200 € e un’otturazione a una parete viene fatturata 100€ per 30 minuti di lavoro, copriamo esattamente il costo orario. Se invece di 30 minuti impieghiamo 20minuti perché siamo intervenuti sui tempi morti o sul miglioramento dell’assistenza, allora la prestazione da bassa produzione diventerà ad alta produzione perché supererà il costo orario (+ 100 € di utile, ovvero +33€ per ognuna).

Senz’altro la cosa più difficile è la modifica dei tempi, ma è la cosa a cui spesso si pone poca attenzione. Quando visito gli studi, durante il programma di miglioramento gestionale,  noto molti tempi morti o passaggi inutili che possono essere ottimizzati con un po’ di analisi delle varie fasi.

Nel caso non volessimo cambiare i tempi allora dovremmo intervenire sui prezzi che risulta sempre una scelta migliore rispetto al consiglio di eliminare le prestazioni… Si può infatti anche intervenire sui costi minimi.  

Lavorare su costi minimi : Per prestazioni apparentemente “improduttive” come i controlli, implementare un costo minimo può trasformarle in prestazioni “produttive”. Se ad esempio chiediamo 20 € per ogni controllo e ne eseguiamo uno ogni 5’ (rimozione sutura ecc) allora significa che otterremo un ritorno di 240 € all’ora (+40 € oltre costo orario) . Non male per una prestazione” improduttiva”. 

Il punto fondamentale che gli aziendalisti non capiscono

E’ importante analizzare tempi e costi per mantenere una attività professionale e uno stipendio dignitoso. Ma una volta raggiunto questo obiettivo, perché compromettere i valori della nostra professione? Gli aziendalisti ci considerano delle persone attratte solo dall’acquisto di una Porsche o dal desiderio di diventare milionari, come si evince dalle numerose promozioni pubblicate su Facebook. Ma siamo veramente così?

Alla fine c’è una cosa che gli aziendalisti non capiranno mai, perché limitati. 

Gestiamo una professione umanistica e non solo economica. Gli aspetti finanziari sono importanti  e vanno seguiti “per causa della nostra attività”, ma la nostra MISSIONE è un’altra…. 

La vera produttività non consiste nell’eliminare servizi essenziali, ma nel trovare il modo migliore per offrirli mantenendo un’attività prospera e allineata con i valori della nostra professione.

Cose  incomprensibili per queste  persone che basano ogni cosa sul denaro, cercando di monetizzare ogni tipo di rapporto, anche quello umano.  Purtroppo rovinando anche l’ultima professione umanistica rimasta: la nostra.

Un Approccio Integrato

La vera ottimizzazione dello studio dentistico richiede un approccio equilibrato che integri:

• – Efficienza operativa
• – Qualità clinica
• – Soddisfazione del paziente
• – Sostenibilità economica

Questo è l’approccio che sviluppo nel mio programma di coaching personalizzato, dove analizzo nel dettaglio ogni aspetto del tuo studio per identificare opportunità di miglioramento reali e sostenibili, rispettando l’essenza della professione odontoiatrica.

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dr.Tiziano Caprara