Personale ausiliario e… 1) la Delega
Apr 09, 2023
Questo articolo è il primo di una serie di brevi e pratici interventi riguardanti la gestione del personale ausiliario.
Parlando con molti colleghi noto che uno dei maggiori problemi è rappresentato dalla DELEGA
Prima di tutto bisogna capire cosa significhi “non delega”:
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il personale non esegue dei protocolli/procedure di loro competenza e il dentista purtroppo lo scopre per caso o durante una controllo
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il personale non realizza un obiettivo che voglio venga realizzato (questo però riguarda un prossimo punto che tratteremo successivamente…)
Considerando il primo punto (a) molto probabilmente la causa è che non conoscono bene chi deve far cosa. Se tutto viene fatto da tutti, niente verrà fatto da nessuno…
Ciò che ci aiuta in questo ambito è la realizzazione dei RUOLI.
E’ fondamentale identificare quali possono essere gli ambiti che vogliamo debbano essere seguiti e quindi dare le deleghe corrette.
In ogni studio esiste il ruolo degli ORDINI del materiale di CONSUMO; allo stesso modo è utile definire, ad esempio, il ruolo STERILIZZAZIONE in modo che ci sia una persona responsabile che segua tali ambiti. Tutti utilizzano la sterilizzazione, ma ci una sarà un responsabile dei registri, dei macchinari e dell’igiene dello strumentario. In questo modo se troviamo uno strumento non pulito non andiamo in giro chiedere: “chi ha fatto questo…“, ma ci rivolgiamo unicamente al responsabile della sterilizzazione che poi a sua volta valuterà il problema.
Possiamo creare quanti ruoli vogliamo, per ogni problema dello studio. Per esempio un collega che era stufo di perdere gli inserti degli ultrasuoni ha creato il ruolo degli INSERTI ULTRASUONI il cui responsabile ogni sera doveva allineare tuti gli inserti, contarli e nel caso di una mancanza, controllare cestini e lavandini…da allora gli inserti non sono più spariti.
Chiaramente per delegare tali aspetti ci vuole una delega molto accurata. I punti vanno scritti in una procedura e consegnati al responsabile. Successivamente in una riunione tutti vengono informati di dell’attribuzione del ruolo. Nel ruolo vengono indicati
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risultati desiderati: che cosa voglio raggiungere con quel ruolo…. modelli sempre in ordine (ruolo gipsoteca), le foto bene catalogate (ruolo iconografia) ecc
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linee guida : cosa deve fare per raggiungere tale risultato. Ad esempio controllare i modelli ogni settimana e valutare quali tenere e quali no, oppure archiviare subito le foto appena scattate, identificare il giorno prima i pz a cui fare le foto …ecc
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risorse a disposizione: questo è forse il punto più problematico, ma la regola è: se vogliamo che il personale faccia qualcosa, deve avere il tempo per farlo. Quindi ad esempio per i modelli avranno 30’ alla settimana per riordinarli e così anche per le foto…in alcuni casi potranno chiedere alle colleghe di farsi aiutare, in quanto come titolari di un ruolo diventano dei preposti.
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Criteri di valutazione e misurazioni: questo identifica ogni quanto controlleremo e che cosa. Potremo chiedere che ogni settimana ci facciano vedere come è stata ordinata zona gessi o che ci diano un rapportino sul lavoro svolto (ad esempio le foto…) ecc
Alla fine la delega si riassume in pochi punti:
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sapere esattamente cosa il dentista si aspetta dal personale (risultati desiderati): Se infatti il personale non sa bene cosa deve fare non riuscirà a farlo… dire “beh da domani controlli l’area sterilizzazione” senza dare altri indicazione, non significa nulla: precisione= realizzazione
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cosa fare per realizzarlo e come (linee guida) : Se non forniamo alcune indicazioni su come realizzarlo questo porterà via tempo e in alcuni casi bloccherà il personale
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tempo per realizzarlo (risorse a disposizione): pretendere che facciano le cose senza dare loro il tempo di farle è come se pretendessero da noi di fare una devitalizzazione di un molare in 5’…
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controllo periodico per mantenere (criteri di valutazione): quello che non controlli non si realizza. Solo l’urgenza (ho 5 giorni di tempo per farlo) e la riprova sociale (il dottore mi controllerà) alla fine motiveranno la persona a realizzare tal compito
Questo per ciò che riguarda la delega…affronteremo i prossimi aspetti negli articoli successivi…
- Motivazione
- Serenità
- Obiettivi
Se invece vogliamo delegare la formazione del personale all’esterno… IL PERSONALE CHE DESIDERIAMO
Tiziano Caprara
Per chi vuole migliorare la propria Efficienza e Serenità con i corsi del dr.Tiziano Caprara.
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