Da qualche mese, ogni paziente che esce dal mio studio dopo la prima visita porta con sé un documento.

Non è un preventivo, non è una “lista della spesa” con prezzi e  prestazioni. E’ una relazione scritta di cosa abbiamo discusso durante la visita in un linguaggio comprensibile, il piano di cura proposto, il perchè con le fasi e i tempi del trattamento.

La consegniamo prima che il paziente esca dallo studio. In meno di quattro minuti dalla fine della visita.

Questo è qualcosa che ho sempre sognato di fare, ma che non mi è mai stato possibile. Troppo tempo per scrivere una relazione complessa, poco professionale utilizzare dei preformati o copia incolla.

E’ sempre stato un aspetto molto sottovalutato, ma che ho sempre considerato molto importante.

L’ho sempre visto come un elemento prettamente medico (di solito ogni specialista lascia una relazione scritta), quindi utile per migliorare la nostra immagine. In realtà è molto di più: è uno strumento che aiuta il paziente a capire meglio e, di conseguenza, ad accettare maggiormente le terapie.

Il problema che tutti conoscono ma pochi risolvono

Dopo una prima visita, il paziente esce con molte informazioni in testa. Troppe. Ha sentito termini clinici che non conosce, ha capito che c'è qualcosa da fare ma non sa esattamente cosa o perchè, ha ricevuto indicazioni sui tempi che ha già dimenticato a metà.

A casa, quella sera, parla con il partner o con un familiare. Cerca di spiegare cosa ha detto il dentista, ma non ricorda i dettagli. L'incertezza aumenta e nella sua testa, il piano di trattamento si complica..

Questo può essere “pericoloso” perchè porta a quelle famose risposte del tipo: “Devo pensarci, la richiamo io “ che spesso rappresenta un NO mascherato.

Non perché il piano di cura fosse sbagliato, ma perché mancava qualcosa di scritto che lo potesse chiarire.

La relazione scritta cambia questa dinamica

Quando il paziente ha in mano un documento chiaro con la sua situazione, su ciò che proponiamo, con tempi e fasi e con la risposta alle sue obiezioni succedono alcune cose :

Capisce meglio. Non perché sia più intelligente dopo averlo letto, ma perché ha un riferimento a cui tornare quando ha dei dubbi. La conversazione a casa diventa più precisa.

Si fida di più. Una relazione scritta, ben strutturata, con il nome del paziente e i dati specifici della sua situazione, comunica professionalità in modo immediato. È molto diverso da un foglio con una lista di numeri e nomi di prestazioni.

Accetta di più. Dalla mia osservazione personale noto che  i pazienti che escono con una relazione scritta tornano più decisi e accettano in meno tempo rispetto a chi non la riceveva.

Come lo facciamo concretamente

Il metodo che si può utilizzare è semplice e richiede pochi minuti.

A fine visita, mentre il paziente si ferma a parlare con la segretaria, vado nel mio ufficio personale e detto i dati essenziali a un sistema AI che ho configurato con un prompt dedicato:

•  anamnesi e situazione orale
•  diagnosi
•  piano di cura proposto
•  obiezioni del paziente
•  fasi del trattamento
•  tempi indicativi.

Il tutto in pochissimi minuti

Con questo metodo non devo registrare la visita. Non devo usare dispositivi davanti al paziente, ma detto al computer in modo naturale, come farei con un assistente, in 60-90 secondi. Il sistema genera subito la relazione. La segreteria la stampa e la consegna al paziente che la riceve prima di uscire.

Il documento che ottengo non è un testo generico copiato da qualche database.

È costruito sui dati specifici di quel paziente, ma soprattuto con il tono e il registro che ho impostato. La IA praticamente imita il mio modo di scrivere e lo riporta in modo preciso. Il risultato non è una relazione “di plastica” o piena di punti elenco, ma una testo che sembra scritto da me in modo professionale e comprensibile.

Perchè non uso registratori

So che molti colleghi utilizzano anche un altro metodo: registrano con alcuni dispositivi la primavisita, per trascrivere automaticamente la conversazione e generare la relazione.

Il principio è corretto: usare l'AI per produrre documentazione clinica in modo rapido, ma ci sono alcune criticità pratiche che raramente vengono evidenziate.

1. Aspetto legale e privacy

Registrare una conversazione richiede consenso scritto.

Inoltre bisogna chiedere al paziente di evitare nomi o riferimenti identificativi che lo possano far riconoscere, perché il file verrà elaborato su piattaforme cloud di IA.

E già qui molti pazienti storcono il naso.

2. Relazione con il paziente
Un dispositivo di registrazione visibile cambia la dinamica con il paziente.
Alcuni si irrigidiscono, altri fanno domande, altri ancora si sentono a disagio senza dirlo.  La prima visita è già un momento delicato: aggiungere l’idea di “mi stanno registrando” non è sempre neutro.

3. Qualità del testo

Una trascrizione non è automaticamente una relazione.

Termini tecnici, pause, interruzioni e numeri rendono il testo poco leggibile.

Serve spesso una revisione importante prima di consegnarlo al paziente.

Inoltre anche se i comandi (prompt) che diamo all’intelligenza artificiale per realizzare il testo sono simili,  il risultato ottenuto con il registratore si adatta meno al nostro stile e riporta maggiori errori. 

4. Tempo e velocità reale

Tra registrazione, scaricamento del file, generazione della trascrizione, revisione e formattazione, il tempo totale è spesso quattro o cinque volte superiore rispetto al metodo descritto, che parte già da dati strutturati.

5. Costi

Inoltre se volgiamo dirla tutta, oltre un certo  tempo di registrazione e trascrizione ci viene chiesto anche un abbonamento.

Se già utilizziamo un sistema di intelligenza artificiale per altre attività dello studio, ha poco senso aggiungere un ulteriore costo per una funzione specifica.

Cosa cambia nella percezione dello studio

Quando un paziente esce con una relazione ben fatta, lo studio comunica qualcosa di preciso: ci prendiamo cura non solo della visita, ma di come il paziente vive quella visita una volta tornato a casa.

Anche il passaparola cambia tono da "Sono andato da un dentista bravo" a "Sono andato da un dentista che mi ha dato tutto per iscritto, così ho capito meglio cosa dovevo fare."

Nel DAG costruiamo questo strumento insieme

Nel programma DAG (Dentalligenza Artificiale Group) dedicheremo uno dei webinar mensili a costruire questo processo passo dopo passo:

• prompt per la relazione di prima visita
• struttura del documento
• tono corretto
• impostazioni dell’intelligenza artificiale
• flusso operativo delegabile alla segreteria

Non teoria ma strumenti pratici già utilizzati da diversi colleghi con risultati concreti.

Il programma DAG inizia il 28 marzo con il corso live di 3 ore che permetterà di creare una formazione unica per tutto il gruppo.

E’ attiva un’agevolazione sull’iscrizione fino al 30 marzo. Dopo quella data le tariffe cambieranno. Clicca sul link

DAG

Mancano ancora pochi giorni e alcune formule di iscrizione a numero chiuso sono già esaurite

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dr.Tiziano Caprara