11.000€, 18 mesi, una dozzina di incontri. Poi 3,5 ore con l'AI.

Come ho smesso di pagare gli altri per costruire strumenti che posso fare da solo… ed ecco perché spiego la stessa cosa ai colleghi nel DAG.

C'è un momento in cui capisci di aver preso una strada sbagliata. Per me è arrivato quando dopo l'ennesima sessione di revisione di un programma che avevo commissionato mesi prima, mi sono accorto che ancora non funzionava come avevo in mente.

Questa storia può risparmiarti costosi errori ed è anche collegata a ciò che insegno nel DAG (Dentalligenza Artificiale Group)

Come tutto è iniziato…

Nella gestione del personale avevo visto che mancava qualcosa che ci facesse capire la performance delle nostre assistenti e segretarie. Ad esempio spesso i colleghi danno delle cose da fare alle segretarie , senza sapere quanto tempo abbiano a disposizione per completare ciò che chiedono. Questo porta a inevitabili incomprensioni e delusioni. D’altra parte ci sono anche situazioni in cui, malgrado l’assistente abbia a disposizione molto tempo (ad esempio quando il dottore non è presente , ma lo studio è aperto) non riesce a svolgere anche delle semplici sequenze di compiti (ad es pulizia dei cassetti ...) .

Avevo bisogno di in programma che mi aiutasse a capire il tempo a disposizione del personale, la sua efficienza e efficacia nello svolgere i compiti, praticamente uno strumento per valutare la reale performance del personale. Solo in questo modo infatti si poteva ottenere quel "personale efficiente che desideriamo" , premiando chi fa bene e aiutando chi deve migliorare .

Questo chiaramente non richiedeva un semplice foglio Excel, ma doveva essere costruito sulle mie esigenze reali con ruoli, checklist, obiettivi, punteggi, storico delle attività svolte ecc.

Per realizzare tale idea l’unica soluzione sembrava quella di trovare un agenzia di programmazione che potesse svilupparla. Eravamo infatti agli inizi del 2024 e la ricerca di un  programmatore rappresentava ancora la scelta più ragionevole.

A quel tempo gli strumenti IA per la generazione di applicazioni, pur essendo già presenti, non erano ancora maturi per gestire, in modo autonomo e affidabile, progetti di questa complessità . Affidarsi a uno sviluppatore era  la risposta corretta al contesto tecnologico di quel momento.

Il progetto personalizzato (custom): i numeri reali

Contattai quindi l’agenzia di programmazione. Condivisi la mia idea, accettai il preventivo (ragionevole per un software fatto su misura) con tempi di realizzazione stimati intorno ai 6-8 mesi.

Partii pieno di speranze, tuttavia quello che successe dopo forse qualcuno lo può già immaginare…

• i 6 mesi si ampliarono fino a oltre un anno e mezzo
• gli incontri di revisione presso l’agenzia divennero più di una dozzina (oltre a quelli online)
• il tempo personale investito superò le 25 ore tra briefing, revisioni e correzioni
• il preventivo salì oltre gli 11.000 euro…

Impiegai tempo e denaro nella speranza di ottenere un buon risultato che potesse realizzare la mia idea iniziale. Tuttavia ad aprile 2026, dopo circa un anno e mezzo di lavoro, il software risultava purtroppo ancora grezzo e indaginoso, con logiche macchinose e problematiche da risolvere

Non voglio parlare di truffa, lo sviluppatore ha lavorato e ha cercato di portare avanti il progetto, tuttavia il problema era strutturale. Tradurre le mie esigenze personali in precisi passaggi specifici richiedeva interazioni continue. Ogni modifica aveva un costo e ogni incomprensione richiedeva un ulteriore incontro.

Arrivati a questo punto, considerando che il risultato non mi convinceva e che si tempi si stavano prolungando oltre un certo limite, decisi di provare con la IA (in fin dei conti la insegno ai colleghi e una certa esperienza ce l’ho…). Utilizzai Lovable una piattaforma IA che permette di costruire delle applicazioni descrivendo in linguaggio naturale ciò che si desidera ottenere. La usavo già da qualche tempo per utilizzi semplici  come piccole applicazioni, ma non l’avevo ancora provata su qualcosa di complesso.

Un fine settimana mi sono messo a parlare con Lovable descrivendo il programma che desideravo realizzare. Gli spiegai cosa doveva fare, come volevo visualizzare i dati, quale logica di punteggio doveva seguire. Una descrizione “a voce” come avrei fatto con qualsiasi sviluppatore, ma senza riunioni e senza preventivo.

Dopo poco più di 3 ore di lavoro raggiunsi il mio scopo… e con mia grande sorpresa l’applicazione era migliore di quella che avevo commissionato ,più completa, più leggibile, più vicina e veloce a quello che avevo in testa. E soprattutto, potevo continuare a migliorarla da solo, senza dipendere da nessuno, senza aspettare sessioni di revisione, senza costi aggiuntivi.

Dopo qualche giorno chiamai il programmatore e gli dissi di interrompere il “progetto software” , fatto che creò molta delusione in lui, ma molta serenità in me.

Probabilmente nel 2024 avevo precorso i tempi (come spesso mi accade…) con un progetto digitale che se avessi atteso qualche mese più tardi, avrei realizzato da solo.

Il “software” risulta molto efficiente. Si possono inserire le disponibilità di ogni assistente, attribuirle attività, checklist, ruoli e obiettivi annuali. Ogni giorno l’ASO ha una dashboard in cui trova le cose da fare correlate al tempo a disposizione (in modo da non caricarle esageratamente). Quando realizza un compito ottiene un punteggio che va a sommarsi in una tabella con metriche per ogni membro del personale. Questi valori insieme allo storico delle azioni danno una idea dell’efficienza e dell’efficacia di quel componente del team. In questo modo possiamo valutare chi fa di più e chi fa di meno e se i compiti sono correttamente distribuiti tra il personale. Con tali informazioni possiamo premiare chi è più efficiente e aiutare chi invece deve migliorare.

Il confronto, senza retorica

Ho fatto un calcolo epr curiosità... con 25€ al mese, l'abbonamento a Lovable raggiunge il costo dell’agenzia dopo 36 anni! Praticamente una vita lavorativa…

Un aspetto che vale la pena di sottolineare: privacy e dati

L'applicazione sviluppata dallo sviluppatore era installata localmente, sul mio computer. Quello che ho creato con Lovable è un'applicazione cloud , quindi i dati risiedono su server esterni.

Per uno strumento di gestione delle performance del personale questo è un aspetto da valutare con consapevolezza. I dati dei dipendenti rientrano nel perimetro GDPR, e chi usa strumenti cloud deve sapere dove vengono elaborati e a quali condizioni.

Perché racconto questa storia nel DAG

Questa esperienza è esattamente il tipo di applicazione pratica che porto nel programma DAG.

Il punto non è Lovable in sé. Il punto è che oggi esistono strumenti IA che permettono a un professionista "non tecnico" di costruire applicazioni funzionanti per il proprio studio, in poche ore e a costi bassissimi. Strumenti che nel 2024 non avevano ancora questa maturità, ma che oggi la possiedono. Questo ci permette di evitare chi ci vuole vendere applicazioni (dalla gestione dello studio allo smile design) facendoci pagare abbonamenti annuali di centinaia di euro .Con la lA infatti possiamo farceli da soli.

Questo è uno degli aspetti che rendono il DAG diverso da un corso tradizionale: l'IA non è un argomento statico. Evolve ogni mese. Quello che era impossibile fare da soli un anno fa, oggi lo possiamo realizzare in un pomeriggio. E quello che facciamo in un pomeriggio oggi, domani probabilmente lo si farà in un'ora o meno.Aggiornarsi individualmente su tali aspetti è diventato molto difficile ed è per questo che esiste il DAG

Il DAG nasce proprio da qui: non per insegnare l'IA come concetto astratto, ma per mostrare ai colleghi cosa si può fare concretamente, in autonomia, senza dipendere da chi vuole venderci soluzioni che possiamo costruire da soli.

Quello che ho perso in 18 mesi e 11.000€ , l'ho recuperato e migliorato in una domenica pomeriggio. Questa è la differenza che può fornirci il DAG.

Riproduzione Riservata

dr.Tiziano Caprara