Come migliorare la comunicazione esterna, risparmiando tempo, denaro e ...stress.

La comunicazione esterna è importante lo sappiamo. Non serve solo a farci conoscere, ma anche a "validare" quell'importante leva che è il passaparola.

Tuttavia non è facile creare contenuti che esprimano effettivamente ciò che siamo. Ho messo anni a capire che il problema non era trovare l’agenzia giusta.

Il problema era un altro: nessuna agenzia può comunicare davvero al posto mio! Non conosce i miei pazienti, non sa come parlo, non capisce cosa succede in studio ogni giorno.

Il risultato lo conosciamo: post generici, testi che sembrano scritti per uno studio immaginario (in alcuni casi molto infantili), ore perse a spiegare chi sei e a correggere quello che ti mandano… e alla fine 400-600 € al mese che escono comunque, indipendentemente dai risultati.

Circa un anno fa ho deciso di cambiare.

Non ho assunto nessuno. Non ho acquistato software particolarmente costosi. Ho iniziato a usare l’intelligenza artificiale (IA)  come un collaboratore per la comunicazione esterna: uno strumento capace di aiutarmi non solo a scrivere più velocemente, ma a costruire in modo molto più rapido tutta la comunicazione esterna dello studio.

Il problema vero non è scrivere. È il tempo.

Quando chiedo ai colleghi perché non scrivono da soli i contenuti per i post sui social, le risposte che sento  più spesso sono quasi sempre queste:

“Non ho tempo.”
“Non ho voglia.”
“Non so cosa scrivere.”

Il nostro lavoro è clinico, organizzativo, relazionale. Quando nel fine settimana ci sarebbe teoricamente un po’ di spazio per occuparsi della promozione esterna, spesso mancano energia, concentrazione e anche chiarezza su cosa scrivere davvero. Praticamente dopo una settimana di lavoro chi ha voglia di rimettersi a scrivere testi per lo studio...

Perché non basta “buttare giù due righe". Il punto è pensare ai temi giusti, a mantenere una continuità e uno stile, a usare un tono coerente, a scegliere immagini adatte e a fare tutto questo senza perdere tempo personale. Ed è qui che, la IA fa davvero la differenza.

La IA non serve solo a scrivere. Serve a costruire tutto il sistema.

Questo è il passaggio che molti non colgono subito. Non si tratta di usare la IA semplicemente per scrivere un post. La IA ci può aiutare a costruire l’intero flusso della promozione esterna: piano editoriale annuale, sviluppo trimestrale più dettagliato, bozze dei singoli contenuti e anche proposta dell’immagine coerente con il post scelto, facendoci risparmiare un sacco di tempo (e di soldi...)

Non devo creare il piano editoriale, lo fa la IA in base alle mie indicazioni (spesso fatte a voce…)

Questo, per me, è uno dei vantaggi più grandi. Non mi siedo a costruire da zero un piano editoriale annuale e poi uno trimestrale dettagliato, perché non ci riuscirei, non è il mio lavoro…ci metterei troppo tempo ed energia. Lo faccio in un altro modo. Uso un metaprompt strutturato, impostato con una logica precisa, in cui indico solo alcuni elementi fondamentali. Per esempio:

• la periodicità dei contenuti
• il canale su cui pubblicare, come Facebook o Instagram
• i temi principali da trattare, come parodontologia, ortodonzia, implantologia, protesi o altri argomenti rilevanti
• le modalità con cui questi temi devono essere distribuiti, per esempio vita dello studio, casi prima e dopo, informazione sanitaria, curiosità
• la stagionalità, cioè il collegamento con i periodi dell’anno
• il tono che desidero usare
• esempi del mio modo di scrivere

Inoltre nelle istruzioni indico anche aspetti per me molto importanti:

• aumentare il coinvolgimento dei pazienti senza apparire commerciale
• aumentare la fiducia nei miei confronti trasmettendo competenza e autorevolezza
• utilizzare un tono professionale ma anche amichevole, rassicurante e umano
• mantenere una comunicazione conforme al codice deontologico, senza offerte commerciali

Questo passaggio è decisivo, perché fa capire che la IA non sta semplicemente “producendo contenuti” prendendoli da web in maniera generica (magari copiando da post di aziendalisti) . Sta lavorando dentro una cornice precisa: relazionale, professionale, deontologica e coerente con l’identità dello studio.

La IA e il lavoro pesante

Una volta date queste indicazioni, la IA mi genera il piano editoriale annuale con i grandi temi e poi lo sviluppa trimestralmente in maniera più dettagliata.

A quel punto non devo più mettermi ogni settimana a inventare un argomento nuovo, ma semplicemente  prendo il tema del post previsto per quella settimana e con un prompt engineering faccio elaborare 2 o 3 bozze. Poi scelgo quella che mi convince di più e chiedo si generare una foto o un’immagine coerente con il contenuto selezionato.

In pratica, il flusso diventa questo:

• la IA crea il piano annuale
• la IA sviluppa il piano trimestrale più dettagliato
• copio il tema del singolo post
• chiedo alla IA 2 o 3 bozze
• scelgo la migliore
• chiedo alla IA l’immagine coerente
• controllo il risultato finale

Tutto questo in tempi enormemente rapidi rispetto a qualsiasi altro metodo tradizionale.

Il vantaggio non è solo la velocità. È la coerenza.

Questo è l’aspetto più importante.

Quando si improvvisa, si rischia di avere contenuti scollegati tra loro, toni diversi, immagini poco coerenti, messaggi confusi o troppo generici Quando invece la IA lavora a partire da un metaprompt ben costruito, il sistema diventa molto più ordinato.

• I contenuti seguono una logica.
• I temi sono distribuiti con criterio.
• La stagionalità viene integrata.
• Il tono resta costante.
• Le immagini sono più armoniche con il messaggio.

Il risultato non è semplicemente “fare più in fretta” ma avere una comunicazione più coerente con ciò che desideriamo davvero trasmettere.

Anche le immagini entrano nello stesso sistema

Un altro errore comune è pensare che la IA serva solo per la parte testuale. In realtà, una volta scelta la bozza migliore del post, posso chiedere anche una foto o un’immagine coerente con quel contenuto: coerente con il tema, con il tono, con il tipo di paziente a cui mi rivolgo, con il periodo dell’anno.

Questo significa che testo e immagine non nascono più separati, ma insieme. E’ un aspetto importante, perché spesso nella promozione esterna tradizionale il testo e la parte visiva non dialogano davvero tra loro. Ci sono immagini che trasmettono una cosa diversa rispetto al testo, molto probabilmente perché copiate da qualche sito o solo perché l’agenzia di comunicazione ne aveva acquistato un certo numero.  Qui  invece possiamo ottenere un contenuto molto più armonico, naturale e riconoscibile.

E tutto questo diventa anche delegabile

Questo è un altro aspetto molto interessante per noi dentisti. Una volta impostato bene il sistema, una parte importante del lavoro può essere delegata.

L’assistente o segretaria può occuparsi di:

• far generare le bozze dei post
• selezionare una prima rosa di opzioni
• chiedere le immagini coerenti
• organizzare il materiale del mese

Noi  possiamo mantenere il controllo finale, ma non dobbiamo più fare tutto in prima persona. Questo rende questo processo  molto più sostenibile nel tempo.

Cosa ho smesso di fare

• Ho smesso di mandare continue indicazioni alle agenzie.
• Ho smesso di aspettare i contenuti spesso in ritardo.
• Ho smesso di correggere testi che non sentivo miei.
• Ho smesso di essere frustrato per il fatto di pagare e vedere contenuti mediocri o poco aderenti alla realtà dello studio.

Oggi la comunicazione del mio studio ha molto più la mia voce, perché il sistema è costruito sulle mie indicazioni, sul mio tono e sui miei obiettivi. Il tutto in pochissimo tempo rispetto a prima.

Il punto fondamentale

Secondo me l’errore è pensare che la IA serva solo a “scrivere post”. Non è così.

La sua utilità più grande è che può fare tutto il lavoro preparatorio e operativo che prima rendeva la promozione esterna lunga, dispersiva e faticosa. Può creare il piano, svilupparlo, proporre le bozze, suggerire l’immagine e può rendere il processo delegabile.

Non stiamo più parlando di un piccolo aiuto nella scrittura (utile ma non così importante) ma di  un sistema completo per comunicare meglio, in meno tempo, con maggiore coerenza e con risultati più vicini a quelli che desideriamo davvero.

È proprio questo il lavoro che faremo nel DAG

Nel DAG (Dentalligenza Artificiale Group) vedremo passo passo come costruire questo sistema in modo corretto. Non solo per scrivere un contenuto, ma per creare il piano editoriale, svilupparlo nel tempo, mantenere il tono corretto, rispettare il codice deontologico, generare testi e immagini coerenti e rendere tutto il processo molto più rapido e anche delegabile.

L’obiettivo non è fare teoria o perdere tempo in prove e tentativi (come capita a chi lo fa da autodidatta), ma  costruire una comunicazione esterna più ordinata, più corretta e professionale,  più vera (no testi “di plastica”) e soprattutto più economica, risparmiando tempo.

Il programma inizia il 28 marzo. Fino a quella data ci si può iscrivere con una tariffa agevolata.

https://tiziano-caprara.mykajabi.com/dag

Riproduzione riservata

Tiziano Caprara

1) https://2256138.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/2256138/Lead%20Magnets/rater8%202025%20Report%20-%20How%20Patients%20Choose%20Their%20Doctors.pdf